Officemanager

Ben jij iemand die overzicht creëert, processen doorgrondt en altijd kansen ziet om dingen slimmer aan te pakken? Heb je een scherp oog voor processen, werk je nauwkeurig en krijg je energie van het ondersteunen en verbeteren van werkzaamheden?
Dan zijn wij op zoek naar jou.

Binnen BMD Advies zoeken we een Office Manager / Procescoördinator die onze adviseurs ondersteunt in hun dagelijkse praktijk én zorgt voor structuur, kwaliteit en een professionele klantervaring. Je bent de organisatorische en communicatieve spil achter onze adviespraktijk.

Deze functie gaat verder dan traditioneel office management. Je ondersteunt niet alleen processen, maar denkt actief mee over verbetering, standaardisatie, communicatiekwaliteit en slimme inzet van digitale tools en AI.

Hoe ziet je werkdag eruit?

Je start de dag met het doornemen van de planning en het afstemmen van prioriteiten met collega’s. Al snel ben je bezig met het controleren en verbeteren van documenten die adviseurs hebben opgesteld, waarbij je scherp let op kwaliteit, taalgebruik en huisstijl.
Het is tijd voor je overleg met Stephan over de geplande training, waarbij je de planning doorneemt en zorgt dat de communicatie richting deelnemers helder en volledig is. Tussendoor word je gebeld door een collega met een vraag over een lopend proces en denk je mee over hoe dit efficiënter ingericht kan worden.

Na de lunch werk je aan het structureren en standaardiseren van een aantal documentformats, zodat rapportages consistenter en sneller kunnen worden opgesteld. Later op de dag kijk je nog even kritisch naar een aantal administratieve processen en signaleer je verbeterpunten die je direct bespreekt met het team. Aan het einde van de dag heb je overzicht gecreëerd, processen verder aangescherpt en zorg je ervoor dat alles klaarstaat voor een goed georganiseerde volgende dag.

Wat ga je doen?

Adviesondersteuning & documentkwaliteit

• Controleren, verbeteren en bewaken van kwaliteit van documenten, rapportages en correspondentie

• Structureren en standaardiseren van documentformats en werkprocessen

Planning & organisatie

• Ondersteunen bij trainingen, bijeenkomsten en interne overleggen

• Coördineren van dagelijkse kantoorprocessen

Procesverbetering & digitalisering

• Meedenken over efficiëntere werkprocessen en standaardisatie

• Bijdragen aan digitalisering van werkzaamheden

• Onderzoeken hoe AI-tools en Microsoft-oplossingen slimmer ingezet kunnen worden

• Signaleren van terugkerende vragen of verbeterkansen binnen processen

Communicatie & ondersteuning

• Professioneel afhandelen van telefonisch en schriftelijk klantcontact

• Ondersteunen bij interne communicatie en informatievoorziening

• Zorgen voor een professionele en consistente uitstraling richting klanten en collega’s

Facilitair & operationeel

• Ondersteunen bij facilitaire en organisatorische werkzaamheden binnen kantoor

• Coördineren van praktische zaken rondom werkplekken, middelen en kantoororganisatie

• Contact onderhouden met leveranciers en externe partijen waar nodig

BMD Advies als werkgever

Al 30 jaar werken we aan de duurzame QHSE-ambities van ondernemend Nederland. We denken mee met bedrijven op het gebied van veilig en gezond werken met oog voor duurzaamheid, een schone leefomgeving en bedrijfsresultaat. Duurzaamheid speelt een grote rol in onze services, klantrelaties en werknemersbeleid. Dit doen we vanuit 9 kantoren met ruim 100 collega’s door heel Nederland, alleen missen we jou nog in ons team. Waarom werken bij BMD Advies? We hebben veel moois te bieden:

• Een salarisindicatie van €2.500 tot €3.000 bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek. Bij voorkeur een dienstverband van 32 uur per week, waarbij beschikbaarheid op woensdag en vrijdag gewenst is.

• Uitstekende arbeidsvoorwaarden, waaronder: een degelijke pensioensregeling bij PFZW, een bonussysteem.

• Een gemoedelijke en ontspannen werksfeer, waarbij wij regelmatig lunchen op ons dakterras of elkaar uitdagen tot een potje tafelvoetbal of darten.

• Met flexibele werkuren heb je bij ons een fijne balans tussen jouw werk- en privéleven.

• Met de sleutel van ons pand kun je altijd op kantoor werken.

• Van en voor de medewerkers! Na een jaardienstverband kun je meedoen aan onze medewerkersparticipatie. Dus deel mee in de winst van ons bedrijf.

• Gevarieerd en inspirerend werk met veel ruimte voor eigen inbreng.

• Een vergoeding voor reiskosten woon-/werkverkeer.

• Volop ontwikkelingsmogelijkheden, zoals on-the-job trainingen, cursussen en opleidingen.

• Een gezellig en actief team collega’s die leuke uitjes, borrels en activiteiten organiseren.

Functievereisten: Wat we verwachten van jou

• Een MBO+/ hbo diploma, of werk- en denkniveau. Een opleiding in bijvoorbeeld Office management.

• Sterke beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

• Goede organisatorische vaardigheden en het vermogen om overzicht te bewaren met een proactieve houding: je ziet werk liggen en denkt in oplossingen en verbeteringen.

• Goede analytische vaardigheden en het vermogen om data om te zetten in concrete adviezen.

• Interesse in digitalisering en automatisering van werkzaamheden/ Ervaring met of interesse in het werken met AI-tools ter ondersteuning van werkprocessen

• Woonachtig in de buurt van ons kantoor in Tilburg.

Passie en leergierigheid

Bij BMD Advies zoeken we mensen met passie en leergierigheid. We moedigen je aan om jezelf continu te ontwikkelen en je kennis te verdiepen. Jouw enthousiasme en toewijding maken het verschil voor onze klanten en ons team. Sluit jij je bij ons aan?

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.