Officemanager

Ben jij iemand die overzicht houdt, nauwkeurig werkt en graag zorgt dat zaken goed geregeld zijn? Vind je het leuk om adviseurs te ondersteunen, teksten netjes af te werken en het eerste aanspreekpunt te zijn voor klanten en bezoekers?

Dan zijn wij op zoek naar jou.

Binnen BMD Advies zoeken we een Office Manager die onze adviseurs ondersteunt en zorgt dat de kantoororganisatie soepel verloopt. Je helpt bij het redigeren van rapporten, notities en offertes, verwerkt post en e-mails, neemt de telefoon aan en zorgt dat vragen op de juiste plek terechtkomen.

Ook ben je een belangrijk gezicht van ons kantoor. Je ontvangt klanten en bezoekers gastvrij en professioneel. Vanuit jouw rol draag je bij aan structuur, kwaliteit en een prettige klantervaring. Heb je daarnaast oog voor hoe werkzaamheden slimmer of handiger kunnen, dan staan we open voor jouw praktische ideeën.

Hoe ziet je werkdag eruit?

Je start de dag met het doornemen de binnengekomen post en de planning voor die dag. Je kijkt welke vragen of acties opgepakt moeten worden en stemt waar nodig kort af met collega’s. Daarna ga je aan de slag met het controleren en verzorgen van documenten die adviseurs hebben opgesteld. Je leest rapporten, notities, brieven en offertes na op taalgebruik, opmaak, volledigheid en huisstijl, zodat deze professioneel en verzorgd naar klanten kunnen worden verstuurd. Tussendoor gaat de telefoon. Je neemt het gesprek aan, helpt de beller waar mogelijk verder of zorgt dat de vraag bij de juiste collega terechtkomt. Ook houd je inkomende e-mails in de gaten en zorg je dat berichten netjes worden opgevolgd. Later op de ochtend stem je met Stephan af over een geplande training. Je loopt de praktische zaken door, controleert de planning en zorgt dat de communicatie richting deelnemers duidelijk en volledig is.

Na de lunch ontvang je een klant op kantoor. Je zorgt voor een gastvrije ontvangst, biedt iets te drinken aan en zorgt dat de afspraak prettig en professioneel kan starten. In de middag is er ruimte om mee te denken over verbetering en standaardisatie van werkzaamheden, bijvoorbeeld door documentformats slimmer in te richten of digitale tools en AI praktisch in te zetten om het werk overzichtelijker en efficiënter te maken.

Aan het einde van de dag heb je gezorgd dat vragen zijn opgepakt, documenten netjes zijn afgewerkt, klanten goed zijn ontvangen en collega’s verder kunnen met hun werk. Zo draag je bij aan een goed georganiseerde kantooromgeving en een professionele uitstraling richting onze klanten.

Wat ga je doen?

Adviesondersteuning & documentverzorging

• Controleren, verbeteren en bewaken van kwaliteit van documenten, rapportages en correspondentie.

• Redigeren van teksten op taalgebruik, spelling, opmaak, volledigheid en huisstijl.

• Ondersteunen van adviseurs bij het administratief en tekstueel afronden van hun werkzaamheden.

Telefoon, post & mailbox

• Aannemen van de telefoon en zorgen dat vragen op de juiste plek terechtkomen.

• Verwerken en opvolgen van inkomende e-mails en binnenkomende post.

• Bewaken dat praktische vragen en acties netjes worden opgepakt.

Planning & organisatie

• Ondersteunen bij de organisatie van trainingen, bijeenkomsten en interne overleggen.

• Coördineren van een goed georganiseerde kantooromgeving.

Facilitair & klantcontact

• Ontvangen van klanten en zorgen voor een professionele en gastvrije ontvangst.

• Bijdragen aan een verzorgde en representatieve uitstraling richting klanten en collega’s.

• Ondersteunen bij praktische en facilitaire werkzaamheden binnen kantoor.

• Meedenken over de inrichting van werkplekken, middelen en kantoororganisatie.

Procesverbetering & digitalisering

• Meedenken over efficiëntere werkprocessen en standaardisatie

• Bijdragen aan digitalisering van werkzaamheden

• Onderzoeken hoe AI-tools en Microsoft-oplossingen slimmer ingezet kunnen worden

• Signaleren van terugkerende vragen of verbeterkansen binnen processen

BMD Advies als werkgever

Al 30 jaar werken we aan de duurzame QHSE-ambities van ondernemend Nederland. We denken mee met bedrijven op het gebied van veilig en gezond werken met oog voor duurzaamheid, een schone leefomgeving en bedrijfsresultaat. Duurzaamheid speelt een grote rol in onze services, klantrelaties en werknemersbeleid. Dit doen we vanuit 9 kantoren met ruim 100 collega’s door heel Nederland, alleen missen we jou nog in ons team. Waarom werken bij BMD Advies? We hebben veel moois te bieden:

• Een salarisindicatie van €2.500 tot €3.000 bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek. Bij voorkeur een dienstverband van 32 uur per week, waarbij beschikbaarheid op woensdag en vrijdag gewenst is.

• Uitstekende arbeidsvoorwaarden, waaronder: een degelijke pensioensregeling bij PFZW, een bonussysteem.

• Een gemoedelijke en ontspannen werksfeer, waarbij wij regelmatig lunchen op ons dakterras of elkaar uitdagen tot een potje tafelvoetbal of darten.

• Met flexibele werkuren heb je bij ons een fijne balans tussen jouw werk- en privéleven.

• Met de sleutel van ons pand kun je altijd op kantoor werken.

• Van en voor de medewerkers! Na een jaardienstverband kun je meedoen aan onze medewerkersparticipatie. Dus deel mee in de winst van ons bedrijf.

• Gevarieerd en inspirerend werk met veel ruimte voor eigen inbreng.

• Een vergoeding voor reiskosten woon-/werkverkeer.

• Volop ontwikkelingsmogelijkheden, zoals on-the-job trainingen, cursussen en opleidingen.

• Een gezellig en actief team collega’s die leuke uitjes, borrels en activiteiten organiseren.

Functievereisten: Wat we verwachten van jou

• Een MBO+/ hbo diploma, of werk- en denkniveau. Een opleiding in bijvoorbeeld Office management.

• Sterke beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

• Goede organisatorische vaardigheden en het vermogen om overzicht te bewaren met een proactieve houding: je ziet werk liggen en denkt in oplossingen en verbeteringen.

• Goede analytische vaardigheden en het vermogen om data om te zetten in concrete adviezen.

• Interesse in digitalisering en automatisering van werkzaamheden/ Ervaring met of interesse in het werken met AI-tools ter ondersteuning van werkprocessen

• Woonachtig in de buurt van ons kantoor in Tilburg.

Passie en leergierigheid

Bij BMD Advies zoeken we mensen met passie en leergierigheid. We moedigen je aan om jezelf continu te ontwikkelen en je kennis te verdiepen. Jouw enthousiasme en toewijding maken het verschil voor onze klanten en ons team. Sluit jij je bij ons aan?

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.